We kennen allemaal die situaties waarin je even snel iets op wilt zoeken, een protocol of handleiding bijvoorbeeld. Je bladert ongeduldig door een volle multomap of digitale map heen. En als je dan dat ene document gevonden hebt, werk je per ongeluk met versie 3.1 in plaats van met versie 5.2.
Je kunt je voorstellen dat dit niet écht lekker werkt, want fouten, irritatie en verlies van productiviteit zijn het gevolg. Daarom is het waardevol om actuele kennis en informatie binnen een organisatie te waarborgen. Maar hoe kun je dit het beste doen zonder dat het je al te veel tijd kost?
Waarom is actuele informatie belangrijk?
Het behouden en uitbreiden van kennis binnen je organisatie gaat enerzijds over het borgen van de al aanwezige kennis en over het inspelen op actualiteiten, zodat je altijd met de laatste informatie werkt. En anderzijds wil je de kennis op peil houden vanwege een externe reden: je wilt blijven kunnen voldoen aan de kwaliteitseisen die anderen aan je stellen. Als je de intern aanwezige kennis goed op orde hebt, dan kun je de beschikbaarheid ervan immers gemakkelijk aantonen. Bijvoorbeeld bij een audit.
E-learning en elektronische leeromgeving helpen kennis te borgen
Maar hoe pak je dat nu aan? Met e-learning die je aanbiedt in een elektronische leeromgeving kun je eenvoudig kennis delen met je medewerkers. Denk aan lesmodules en trainingen waarmee je inwerken en bijscholen makkelijker maakt. Maar ook aan het delen van protocollen en handleidingen.
Handleidingen en protocollen die regelmatig wijzigen hebben de neiging om in verschillende versies door de organisatie te gaan zwerven. Dat kun je voorkomen door die niet in een PDF te gieten. In een leeromgeving kun je ze aanbieden in de vorm van een digitaal ‘document’ waar je eenvoudig doorheen kunt bladeren. Het voordeel is dat die maar op één plek staat en bekeken kan worden, en medewerkers versies kunnen opslaan op hun eigen computer.
De lesmodules, handleidingen en protocollen kun je elke keer als je er nieuwe ontwikkelingen zijn, eenvoudig updaten. Door het actueel te houden, zorg je ervoor dat medewerkers altijd de nieuwste ontwikkelingen of de nieuwste versie van je protocol meekrijgen.
Wij zetten gerichte redactiegroepen in om kennis actueel te houden
Maar ‘even’ nieuwe lesmaterialen schrijven of een protocol omzetten in een toegankelijke digitale doorbladerversie doe je niet zomaar. Dat is écht een vak apart. Je zou ervoor kunnen kiezen om dit extern te laten doen. Wij adviseren en ondersteunen je daar graag bij.
Een groot aantal organisaties hebben al gebruikgemaakt van onze kennis en kunde. Voorbeelden daarvan kun je vinden in de AgriHolland Academy en in ons portfolio. Hoe wij het actueel houden? We pakken het aan met inzet van gerichte redactiegroepen die bestaan uit enkele leden vanuit jouw organisatie. Door op die manier aan de slag te gaan, weet je zeker dat je mensen, zoals bijvoorbeeld je docenten, altijd met de meest actuele kennis werken. En daarnaast ben je de papieren rompslomp, die bovendien vaak verouderd is, kwijt.
Als de basis eenmaal staat (en dat doen wij dus voor je), zorgen we er meteen voor dat alles actueel blijft. Dat doen we door meerdere keren per jaar de stof door te lopen, op zoek naar veranderingen in regelgeving of techniek. Uiteraard bepaalt de redactiegroep de inhoud. En dit wordt elk jaar gemakkelijker omdat wanneer de structuur eenmaal staat, een kleine aanpassing zó gedaan is.
Haal kennis uit hoofden van mensen
Meer weten over hoe je kennis uit hoofden van mensen haalt en dit onderbrengt in een degelijk systeem dat je als organisatie stukken minder kwetsbaar maakt? En door inzet van een kleine groep mensen vanuit jouw bedrijf tóch serieuze resultaten halen? Neem even contact met ons op. We helpen je graag!